Архив шагает в интернет

20 июля архивному отделу администрации города Челябинска исполняется 10 лет. Несмотря на юный возраст, он является одним из самых крупных муниципальных архивов области.

Только в 2007 году сюда обратились около пяти тысяч жителей города, области и других регионов. Каждый из обратившихся получает квалифицированную помощь — ответ на запрос в виде справки, архивной копии, консультацию или рекомендацию.

Накануне дня рождения мы побывали в архивном отделе, который располагается в цокольном этаже типовой пятиэтажки по улице Калинина, 30. Здесь ведётся приём граждан и представителей организаций города, находятся документы постоянного хранения источников комплектования архивного отдела.

Справка для ветерана

— Десять лет назад мы здесь всё начинали буквально с нуля, — гостеприимно встречает нас начальник архивного отдела Александр ЧУРСОВ.

— Раньше это помещение занимало хранилище областного государственного архива. Здесь были деревянные стеллажи, земляные полы. Сделали капитальный ремонт, оснастили необходимым оборудованием и приступили к работе.

— Александр Владимирович, почему возникла необходимость в создании отдела? В Челябинске ведь есть областной архив.

— Отдел создан для обеспечения сохранности архивного фонда города, его пополнения и использования в интересах граждан, общества и государства.

В 1999 году мы приняли первые фонды. Фонд № 1 — документы ликвидированного предприятия-банкрота «Спецстрой-1».
За первый год работы мы приняли более 2000 дел управленческой документации от источников комплектования, 8500 дел по личному составу от ликвидированных предприятий и организаций города.

Сегодня Челябинский городской архив по количеству хранящихся документов (около 60 тысяч дел) является одним из самых крупных среди муниципальных архивов области.

А по таким основным ежегодным показателям, как приём документов на хранение, исполнение запросов граждан и организаций, лидирует среди архивных учреждений области.

— Я обратила внимание, что у вас тут немало людей, ожидающих приёма. С какими вопросами они обычно обращаются?

— Ежедневно к нам обращаются по 60 — 70 человек. На основании документов, хранящихся в архивном отделе, можно подтвердить факт работы на ликвидированном предприятии и в учреждении, получить архивную справку о стаже и заработной плате, невостребованную трудовую книжку и так далее.

Эти документы необходимы при оформлении и перерасчёте пенсий, льгот, подтверждении имущественных и других прав.
За прошедшее десятилетие в наш отдел обратились по различным вопросам около 30 тысяч человек.

И если в 1999 году было всего 150 обращений, то в 2007-м — почти пять тысяч, а за первую половину нынешнего года мы приняли около трёх тысяч граждан. Причём обращаются не только челябинцы, но и жители ближнего и дальнего зарубежья — из Германии, Израиля и других стран.

Надо сказать, что из тех запросов, которые мы принимаем от граждан, примерно 92 — 95 процентов исполняем с положительным результатом.

Если не удаётся найти документы, наши сотрудники разъясняют, куда следует обратиться, оказываем помощь в поиске ликвидированных учреждений, предприятий и организаций.

— Какие запросы от граждан наиболее часто встречаются?

— Многим людям старшего возраста требуется подтверждение ветеранства. Это нужно делать через архив. Такие документы у нас тоже имеются. Например, в 80-е годы человек был награждён медалью «Ветеран труда».

Но, как вы помните, в то время она не давала права на льготы. А сейчас по достижении пенсионного возраста, чтобы рассчитывать на меры социальной поддержки, предусмотренные Законом «О ветеранах», ему нужно подтверждение. Ведь присвоение звания «Ветеран труда» началось только в середине 90-х годов.

Сейчас у нас очень много обращений по этому вопросу. И мы выдаём архивные выписки, которые граждане представляют в управление социальной защиты населения. После этого они могут пользоваться льготами. Таким образом мы помогали тысячам людей.

Очень часто к нам обращаются за архивными копиями распорядительных документов, подтверждающих имущественные права на жильё, землю. Это необходимо для того, чтобы в регистрационной палате зарегистрировать имущество и получить необходимые документы.

Как правило, приходят те, кто не успел своевременно оформить собственность или получил её по наследству. У нас хранятся распорядительные документы с 1991 года. Они подтверждают имущественные права граждан.

Электронный запрос

— Сколько времени в среднем занимает выполнение заявок?

— Если человек, например, обращается по вопросу подтверждения ветеранства, результата придётся ждать совсем недолго, в пределах одной недели.

Чтобы подготовить архивную справку о трудовом стаже, в среднем потребуется от двух-трёх недель до одного месяца. А вообще, существует срок, установленный законом на исполнение запроса, — один месяц с момента обращения.

В исключительных случаях он продлевается. Но об этом обязательно уведомляется заявитель.
Бывают очень сложные заявки, над которыми приходится долго работать.

Ну вот, допустим, человек в 1969 году трудился в объединении «Челябгорпарикмахерские». Три месяца он работал в Советском районе, потом перешёл в парикмахерскую другого района и так далее.

А ему нужна справка о зарплате за весь год. Приходится поднимать все ведомости — это такие большущие амбарные книги формата А3. Надо пролистать каждый месяц, сделать выборку. Случается, что подготовкой такой справки занимается весь отдел.

— А я-то думала, что у вас вся информация занесена в компьютер.

— Всё занести в компьютер пока невозможно. Это перспективы на ближайшее будущее. Однако уже сейчас в работе отдела активно используются новейшие компьютерные технологии, что позволило значительно сократить сроки исполнения запросов. В ближайшее время мы откроем свой сайт в Интернете.

Это огромный шаг вперёд, который значительно облегчит и ускорит нашу работу. В перспективе планируем принимать запросы от граждан не только в бумажном варианте, но и в электронном виде.

— С каждым годом у вас увеличивается количество документов. Не тесновато помещение для их хранения?

— Руководство города понимает всю важность и значимость сохранения документов. Поэтому нам выделили дополнительное помещение под архивохранилище по улице Часовой, 9 в Металлургической районе. Улучшились условия приёма посетителей.

Рабочие места специалистов оборудовали компьютерной техникой. Вдвое увеличился штат отдела. Это важно для того, чтобы своевременно, в установленный законом срок исполнять запросы граждан, учреждений и организаций.

К сожалению, есть и проблемы. Оба архивохранилища расположены в полуподвальных помещениях жилых домов. Сами понимаете, какие проблемы подчас возникают: старые коммуникации, нерадивые жильцы, забывающие закрывать водопроводные краны...

Не скучная работа

— Возникают сложности с хранением документов?

— Безусловно. Вот в июне жильцы первого этажа по улице Часовой, 9 нас затопили. Один из фондов пострадал. Намокли документы, пришлось сушить.

В идеале архив должен находиться в отдельном специализированном здании, где постоянно поддерживаются определённая температура и уровень влажности. Хотелось бы иметь читальный зал для посетителей и другие специально оборудованные помещения.

Вот, например, часто требуется дезинсекция документов. Управленческие документы, которые пять лет хранятся в учреждениях в надлежащих условиях, поступают к нам в хорошем состоянии.

А вот с документами, поступающими с ликвидированных предприятий и организаций, проблема. Иногда они поступают заражёнными. Их нужно помещать в отдельный изолятор для акклиматизации, а после этого обрабатывать. У нас нет для этого условий.

— А как же обрабатываете?

— Дедовскими способами. Главный хранитель надевает маску и приводит в порядок документы.

— Не планируете переезжать в новое здание?

— В юбилейный год архивный отдел получил от администрации города долгожданный подарок — муниципальный архив включён в список городских строек.

В настоящее время городские власти решают вопрос о выделении места под его строительство. Надеемся встретить 15-летие архивной службы в новом, современном специализированном здании.

Некоторые люди считают, что архив — это склад с бумагами. На самом деле это живая, постоянная, активная работа всего коллектива и каждого сотрудника по своему направлению.

Хранитель осуществляет приём документов, государственный учёт, обработку и так далее. Есть специалисты, работающие с организациями, которые сдают нам документы.

Есть сотрудники, которые занимаются запросами граждан. А в целом у нас одна команда, в которой от работы каждого человека зависит успех общего дела.

Наталья НИКИТИНА
Фото Вячеслава НИКУЛИНА