О ЧЕМ РАССКАЖЕТ ВИЗИТКА

Знаете ли вы, что визитная карточка не просто маленький лист картона с координатами для связи? Это документ, дающий самое непосредственное представление о его обладателе! По тому, как составлена визитка, что в ней указано, судят о деловых качествах и даже о способностях и возможностях человека. А фирма, которую он представляет, вообще оказывается, как на ладони…
Кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения и музееведения ЧГАКИ Ирина ШИБАКОВА расскажет сегодня нашим читателям много интересного по этому вопросу. Автор специально разработанных курсов «Дипломатический протокол и деловой этикет», «Этика деловых отношений», она как раз тот человек, который знает все нюансы темы.

Когда-то только дворяне имели визитные карточки. Они были с витиеватыми записями, помпезные и сделанные из дорогого материала — кожи, металла, а то и камня. Ведь существовали визитки именно для того, чтобы подчеркнуть статус их хозяев. Позже, в Америке, предприимчивые люди стали печатать реквизиты и координаты на ксероксных бумажках — это было нужно для работы. Однако в процессе эволюции появился и третий, так называемый европейский вариант, которым мы сейчас пользуемся. Современная визитная карточка красива, но в то же время доступна и удобна.
При изготовлении визитных карточек следует придерживаться классического стиля. Качество, добротность и простота характерны для… респектабельности! Визитная карточка — это не демонстрация степени вашего материального достатка. Суть ее в другом.

ОНИ ТАКИЕ РАЗНЫЕ
Уверена, что большинство из вас имеют представление только об одном виде визитной карточки — так называемой деловой. Ее вручают, когда собираются общаться с человеком на деловом уровне. А ведь существуют еще и другие — личные, представительские, контактные, семейные, визитки фирмы, бейджи.
Например, в представительских помимо фамилии, имени и отчества, полного названия фирмы и должности (возможно, но необязательно указание адреса и телефона фирмы) ничего больше не указывается. То есть личных координат для связи нет. Если вручается карточка, в которой написано «Сергей Арсеньевич Половцев, директор челябинского завода цветных металлов», значит, ее владелец не намерен продолжать деловые контакты. Он просто представляет себя. Это вежливый отказ от сотрудничества.
Семейные визитные карточки используют для обмена при знакомстве, к примеру на отдыхе. В них написано имя супруги, супруга. В ряде случаев можно указать адрес и телефон.
Визитки фирмы с перечисленными направлениями, которыми занимается та или иная организация, — тоже вещь нужная. Они служат для того, чтобы потенциальный клиент посмотрел на такую и понял: «Да, в этой фирме я смогу решить свои вопросы». Такие визитные карточки должны быть очень функциональными. В зависимости от направлений деятельности они могут быть разными. Например, салон красоты или поликлиника могут сделать их по типу талончиков, где указано ко всему прочему еще и время приема специалистов. Предприятие, занимающееся автоуслугами, может использовать визитку на самоклеящейся пленке. Такую обязательно разместят на лобовом стекле автомобиля, чтобы всегда перед глазами были адрес и телефон, допустим, автосервиса. Торговой фирме неплохо указать на обороте визитки, как подъехать к складу, объездные пути, информацию о парковке машины…

ДЕЛУ — ВРЕМЯ
Сегодня мы подробно поговорим о составлении именно деловой визитной карточки. Оформленная по всем правилам, она должна включать название фирмы, в которой вы работаете, ФИО, должность, координаты — адрес, телефоны, e-mail и так далее. Помните: чем больше в ней информации, тем визитка удобнее людям, которым и предназначена. А по тому, как она составлена, можно понять, что вы собой представляете как партнер — солидный или не очень.
Особое значение на визитной карточке имеет размещение информации. Несмотря на обилие координат для связи, они должны быть расположены удобно для пользователя, так, чтобы визитка не выглядела перегруженной. Именно поэтому рекомендуется оставлять на карточке «воздух» — достаточное количество свободного места.
А еще у всех сотрудников фирмы визитные карточки должны быть выдержаны в едином стиле.

МЕСТО ЛОГОТИПА
Правила по оформлению визиток классические. Их и надо придерживаться в деловом мире, несмотря на то что современные дизайнеры постоянно стремятся предложить новые варианты.
Вверху указывается название организации. Недопустимы сокращения типа ООО «Зенит». Обязательно нужно расшифровать аббревиатуру, указать, чем занимается компания — страховая она, торговая ли. Если есть логотип, герб или эмблема предприятия, то можно использовать их, но обязательно при применении сокращений с расшифровкой.

НЕ ТЕРЯЙТЕ ОТЧЕСТВО
Имя и должность обладателя визитной карточки традиционно печатают по центру. Фамилия пишется на одной строчке, имя и отчество — на другой. При этом фамилия может быть набрана более крупным шрифтом. Отчество указывается обязательно! Исключение — если вы работаете только с иностранцами. У них нет отчества, поэтому в визитной карточке, предназначенной зарубежным партнерам, будет написано, к примеру, SHLYKOVA Svetlana. N. Для иностранцев вы будете Светлана, а не Светлана Николаевна — отчество может быть воспринято как второе имя. Однако наша российская ментальность этого сокращения не допускает, поэтому такую визитку вы не сможете дать своим согражданам.

РАСШИФРУЙТЕ ДОЛЖНОСТЬ
Должность указывается под именем и тоже обязательно с расшифровкой. Не просто заместитель директора, а заместитель по каким вопросам — хозяйственным, финансовым… Если менеджер, то какой — по закупу, по работе с персоналом… Ведь свою визитку вы даете для чего? Чтобы человек мог воспользоваться вашими услугами. Вы надеетесь, что будете востребованы как специалист. Вот и укажите, по каким вопросам вы специалист.

КООРДИНАТЫ ДЛЯ СВЯЗИ
Если координат для связи у вас не очень много, допустим, адрес (обязательно с индексом) и один номер телефона (обязательно с кодом города), то все они могут быть расположены с правой стороны внизу. Если координат много, то лучше разделить их на две части — справа внизу указать адрес, а телефоны слева (или наоборот).
Помните, что для ваших партнеров будет иметь значение количество указанных в визитной карточке телефонов. Если их несколько — прямой, секретаря, факс, внутренний при пропускной системе, то это показатель вашей солидности и солидности вашей фирмы. Расположение офиса тоже в визитках «говорящее» — ваш новый знакомый обязательно обратит внимание: в центре или на окраине города вы находитесь, целое ли здание принадлежит фирме или вы просто арендуете, к примеру, офис № 315.
Если у вас есть e-mail, указывайте и адрес электронной почты.

УКАЗЫВАТЬ ЛИ СОТОВЫЙ ТЕЛЕФОН
Если род занятий предполагает, что вас могут беспокоить в любое время (допустим, вы адвокат, мастер по макияжу, страховой агент), то тогда в визитке можно указать номер вашего сотового телефона. Он поможет в работе и вам, и клиенту. В других случаях я не рекомендую писать на визитке номер сотового телефона. Если возникнет необходимость его дать, то вы сможете дополнительно приписать номер, вручая визитку. Таким образом ко всему прочему вы выразите степень доверия партнеру: мол, можете мне и по сотовому телефону звонить, я буду рада с вами сотрудничать. Другой вариант: сделать два вида визиток — с сотовым телефоном и без и вручать их в зависимости от обстоятельств.

ЕСЛИ ПАРТНЕР ИНОСТРАНЕЦ
Обычно меня спрашивают: «Надо ли делать визитки на английском языке, если мы работаем с зарубежными партнерами?» Я в таком случае сразу задаю свой вопрос: «Вы всегда только с англичанами работаете?» Отвечают, что нет — партнеры из разных стран. Тогда по правилам для англичан нужно делать визитки на английском языке, для итальянцев — на итальянском, для немцев — на немецком и так далее. И применять их только по назначению!
Допустимо иметь и визитку на двух языках. Но только не так, как делают обычно — с одной стороны визитная карточка на русском, с другой — на иностранном. Правильнее сделать ее на двух языках, но с одной стороны.

РАБОЧАЯ СТОРОНА
Одна сторона визитки должна оставаться чистой. Ведь помимо того, что эта карточка является документом, она — рабочий документ. Тот, кому его вручают, с обратной стороны визитки может записать номер сотового телефона или другую информацию о человеке — по каким вопросам можно с ним встретиться, какой у него опыт, контакты. Записи эти делаются не при обмене визитками (за исключением записи номера сотового телефона, если его дают), а позже, когда партнер этого не будет видеть.
По этой же причине не надо делать ламинированные визитки — на такой ничего не сможешь записать ни карандашом, ни ручкой.

ПРАВИЛЬНЫЙ ЦВЕТ
Существуют еще не менее важные правила, касающиеся оформления визиток. Деловым людям желательно не проявлять эксцентричности в этом вопросе.

• Бумага для визитных карточек должна быть хорошего качества, не ламинированной. (Никогда не используйте ксероксный вариант — это неуважение к партнеру!)
• Фон светлый. Помимо белого это может быть кремовый или чуть-чуть голубоватый оттенок. (То есть не на черной визитке пишем белыми буквами, а на светлой темными.)
• Шрифт легкочитаемый (никакой витиеватости не должно быть).
• Цветовая гамма не должна превышать больше двух-трех цветов. Большее количество цвета используют только для принятых на предприятии логотипа и символики. Утрата чувства меры при оформлении (яркий цветовой фон, витиеватый золотой шрифт и другие украшения) не создает впечатления серьезности, а отмечена дурным вкусом. Учитывайте, что серебро или позолота дают блики — не у всех хорошее зрение, поэтому очень трудно бывает прочитать фамилию. К тому же с таких визиток секретарь не сможет сделать ксерокопию. Особенно неприемлемо сочетание черного цвета и позолоты — вы же не надгробный памятник делаете!
• И еще: использование государственного герба и флага возможно только в визитках госчиновников.

 ОБМЕН

• Визитными карточками принято обмениваться при знакомстве. Получив визитку, необходимо поблагодарить человека и убрать визитную карточку в верхний внутренний карман пиджака, визитницу или в крайнем случае портмоне.
• Если же вы попали в ситуацию, когда визитной карточки не оказывается под рукой, а встретили человека, с которым хотите продолжить отношения, то, извинившись, вышлите на следующий день визитку по почте или занесите лично (можно передать через секретаря).
• Если приходите на встречу, нелишне дать свою визитную карточку и секретарю, чтобы он, представляя вас начальнику, правильно назвал ваши фамилию, имя и отчество. И когда вы в следующий раз зайдете, секретарь по визитной карточке вас вспомнит.

Подготовила Светлана ШЛЫКОВА.